Los procedimientos son documentos que existen en todas las organizaciones, que explican como se deben de realizar las actividades, cotidianas y de emergencia, para cumplir con altos estándares de calidad, seguridad o fiabilidad. Pero ¿cómo se puede asegurar el uso de procedimientos?
Cuando un departamento decide crear un procedimiento, lo hace con la necesidad de que una serie de actividades se hagan de forma muy específica. La necesidad puede surgir por el análisis de lecciones aprendidas, por una nueva normativa a nivel nacional o internacional, por la instalación de un nuevo programa o por necesidades de otro procedimiento.
El objetivo de los procedimientos es estandarizar el proceso de una actividad, para que sea lo más homogéneo posible, evitando la toma de decisiones inesperadas ineficaces. Con todo esto se consigue alcanzar los mayores estándares de seguridad, calidad y fiabilidad.
Si quieres que en tu organización o tu departamento se empiece a asegurar el uso de procedimientos es importante seguir una serie de ideas, que puedes aplicar fácilmente y garantizará el mejor desempeño posible en tu organización.
Lo primero que hay que hacer para asegurar el uso de procedimientos es que se entienda el objetivo. Es importante explicar la razón por la que nace el procedimiento, cual son las necesidades que se buscan cubrir, que se espera de su uso,…
La segunda idea es hacer a la gente participe de su creación. Si un miembro de la organización colabora en la creación, aportando sus ideas y experiencias, entenderá el procedimiento como algo necesario y no impuesto por la organización. Todo esto es extensible a las modificaciones y actualizaciones de procedimientos.
La tercera idea para asegurar el uso de procedimientos es permitir la comunicación constante. Si en cualquier momento, los trabajadores, pueden preguntarte porque has introducido un determinado procedimiento, garantizarás el mejor desarrollo de las dos ideas anteriores.
Además, es importante que el procedimiento, sobre todo si esta relacionado con seguridad, se pueda ensayar en un entorno seguro, para conocer cada paso, su repercusión y las consecuencias de no seguirlo.
Y tú ¿qué haces para asegurar el uso de procedimientos en tu organización?
R.A.
